Cutiile de arhivare, secretul organizării actelor

O provocare pentru orice firma sau institutie publica, este organizarea arhivei cu documente. Contracte, facturi si alte documente trebuie pastrate la indemana in varianta originala. Procesele birocratice active la ora actuala impun pastrarea unei astfel de arhive care nu doar ca trebuie sa fie completa, dar pentru a fi si utila, ar trebui organizata astfel incat in momentul in care apare nevoia pentru anumite documente, acestea sa poata fi gasite foarte usor.

Un element important in organizarea istoricului de documente sunt cutiile de arhivare. Acestea ambaleaza, protejeaza si organizeaza documentele intr-o forma compacta usor de manipulat si de asezat intr-un loc de depozitare. În plus, intr-un spatiu de depozitare organizat se poate pastra mult mai usor curatenia si poate gazdui un volum mai mare de documente, iar cutiile de arhivare au un rol esential in toata aceasta ergonomie a spatiului.

Ce argumente vin sa sustina utilizarea acestui tip specific de cutii, in defavoarea celor obisnuite pentru depozitare? Principalele argumente ar suna cam asa:

• Mentinerea unui birou ordonat: cu siguranta nu vrei ca spatiul din birou sa devina sufocat de documente. Pastreaza-le pe cele pe care poti intr-o arhiva electronica, iar cele fizice, organizeaza-le dupa un sistem usor care sa-ti permita o gasire rapida a unui document in momentul in care vei avea nevoie.
• Sistematizare a documentelor. Cutiile speciale pentru arhivare permit o sistematizare mai buna a documentelor. Vei fi mai atent sa arunci documentele inutile si sa le pastrezi doar pe cele de care vei avea nevoie. Biroul nu este un depozit de hartie, iar organizarea documentelor impune si o curatenie periodica printre documentele imprimate.
• Eficientizarea muncii. Angajatii nu vor mai petrece ore pretioase cautand un anume document intr-o arhiva stufoasa. Pe cutiile de arhivare se vor nota detalii despre continut astfel incat timpii de gasire a documentului cautat sa fie minimi, iar angajatul sa se concentreze pe sarcinile sale.

Organizarea arhivei de documente poate fi o munca sustinuta destul de grea, dar odata ce a fost implementat un sistem, situatia se va schimba radical.